Xu hướng Work from home và những công cụ hỗ trợ làm việc tại nhà hiệu quả nhất 2024

Làm việc tại nhà (work from home) đang dần trở thành xu hướng phổ biến và bền vững đối với nhiều doanh nghiệp trong thế giới hiện đại. Nó đã và đang được nhiều doanh nghiệp ở các quốc gia trên toàn cầu ứng dụng và có lẽ tương lại cũng rất phổ biến tại Việt Nam. Tuy nhiên, làm sao để nhân sự làm việc tại nhà những vẫn đảm bảo tính hiệu quả? Với sự hỗ trợ của công nghệ, việc duy trì năng suất và hiệu quả khi làm việc từ xa là hoàn toàn khả thi. Để bắt kịp xu hướng này, hãy cùng Topgroup khám phá các công cụ hữu ích giúp tối ưu hóa công việc của bạn ngay tại nhà.

Xu hướng làm việc tại nhà

Kể từ khi Internet ra đời, làm việc từ xa đã trở thành một xu hướng phổ biến và phát triển mạnh mẽ ở nhiều quốc gia. Theo các thống kê mới nhất, hơn 26% lực lượng lao động Hoa Kỳ đang làm việc từ xa, chiếm 1/4 tổng số lao động. Đặc biệt, khi có sự tiến bộ của khoa học công nghệ và những thay đổi xã hội, làm việc từ xa không chỉ là một giải pháp tạm thời mà đã trở thành cách thức làm việc bền vững cho nhiều doanh nghiệp và cá nhân vì:
- Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
- Gia tăng phúc lợi cho nhân sự để gắn bó bền vững cùng doanh nghiệp.
- Đáp ứng những ngành nghề thường xuyên cần sự di chuyển hoặc không nhất thiết phải có mặt tại công ty nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn đang có kế hoạch làm việc từ xa, việc tìm hiểu các lợi ích, thách thức và đặc biệt là lựa chọn công cụ hỗ trợ phù hợp sẽ giúp nhân sự tăng năng suất và duy trì hiệu quả công việc. 

Những tiêu chí cần lưu ý khi chọn công cụ làm việc tại nhà

Trước khi triển khai hoạt động làm việc từ xa cho nhân sự trong doanh nghiệp, bạn cần lựa chọn ra những công cụ hỗ trợ phù hợp. Đây sẽ là không gian ảo để các thành viên làm việc, trao đổi công việc cũng như là nền tảng để ban lãnh đạo theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhưng không phải tất cả các công cụ đều mang lại hiệu quả tối đa, do đó, hãy đánh giá các tiêu chí quan trọng sau:
- Dễ sử dụng: Công cụ nên có giao diện trực quan, dễ tiếp cận để giảm thời gian làm quen cho nhân viên.
- Khả năng truy cập: Nên chọn những công cụ có sẵn và dễ dàng truy cập, không cần cấu hình phức tạp để bất cứ nhân viên ở phòng ban nào cần cũng có thể sử dụng.
- Chi phí hợp lý: Các công cụ nên có chi phí sử dụng và duy trì vừa phải, phù hợp với ngân sách mà doanh nghiệp có thể chi trả. Ít nhất cũng đảm bảo tối ưu chí phí hơn việc thuê mặt bằng làm việc cho nhân viên.
- Phù hợp với yêu cầu công việc: Công cụ cần hỗ trợ các chức năng cụ thể để phục vụ hiệu quả cho công việc của bạn, ví dụ như họp trực tuyến, quản lý dự án, chia sẻ tài liệu, báo cáo và theo dõi hiệu quả làm việc,...

05 công cụ làm việc tại nhà hiệu quả nhất năm 2024

1. ClickUp

ClickUp là một trong những phần mềm quản lý dự án hàng đầu dành cho các nhóm làm việc từ xa. Công cụ này tập hợp tất cả công việc của team làm việc từ xa trên một nền tảng duy nhất, giúp theo dõi tiến độ, sắp xếp nhiệm vụ và cộng tác dễ dàng.
- Tính năng nổi bật:
+ ClickUp Docs: Sắp xếp tài liệu dự án hiệu quả
+ Tính năng nhận xét, chỉ định người dùng và ghi chú trực tiếp trên tệp
+ Bộ lọc tìm kiếm và không gian để phát triển ý tưởng cùng nhóm
+ Quản lý mục tiêu và tiến độ rõ ràng
- Ưu điểm:
+ Tích hợp với các công cụ khác như Zoom, Slack
+ Phiên bản miễn phí với đầy đủ tính năng
+ Có các mẫu dựng sẵn và tính năng kéo-thả tiện lợi
- Nhược điểm:
+ Người mới cần một chút thời gian làm quen do mức độ tùy chỉnh cao
+ Tính năng tìm kiếm thỉnh thoảng có thể chậm do đường truyền hoặc lượng người truy cập

2. Trello

Tiếp đến là Trello, cũng là một công cụ quản lý công việc trực quan, giúp sắp xếp và theo dõi các nhiệm vụ một cách dễ dàng. Nó rất phù hợp cho những ai cần một giao diện đơn giản, dễ sử dụng nhưng vẫn đảm bảo tính năng quản lý dự án cơ bản.
- Tính năng nổi bật:
+ Tính năng bảng Kanban giúp quản lý nhiệm vụ dễ dàng
+ Trò chuyện và cập nhật trạng thái theo thời gian thực
+ Tích hợp nhanh với các công cụ phổ biến, có thể giao việc cho từng đối tượng nhất định, đánh giá % hoàn thành công việc,...
- Ưu điểm:
+ Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
+ Tính năng tự động hóa công việc cơ bản
- Nhược điểm:
+ Không có tính năng cuộn bên trên giao diện
+ Phải trực tuyến để sử dụng công cụ

3. Wrike

Thứ ba là Wrike, một công cụ hữu ích hỗ trợ quản lý các dự án phức tạp. Với giao diện linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao, Wrike phù hợp cho cả nhóm nhỏ lẫn nhóm lớn làm việc từ xa.
- Tính năng nổi bật:
+ Loại mục tùy chỉnh để phù hợp với nhiều yêu cầu công việc
+ Kế hoạch nguồn lực và gắn thẻ chéo
+ Ứng dụng có cả bản di động, laptop và máy tính để bàn
- Ưu điểm:
+ Quy trình làm việc tự nhiên và rõ ràng
+ Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng công nghệ khác
- Nhược điểm:
+ Hơi phức tạp với những người dùng mới và cần thơi gian để làm quen
+ Một số chức năng không trực quan đối với người làm việc từ xa

4. Movavi Screen Recorder

Thứ tư không đâu khác chính là Movavi Screen Recorder - công cụ ghi màn hình tiện lợi, đặc biệt phù hợp với các nhân viên cần ghi lại nội dung cuộc họp hoặc tài liệu hướng dẫn trực quan khi làm việc tại nhà hoặc làm việc xuyên suốt quá trình công tác xa.
- Tính năng nổi bật:
+ Ghi lại toàn bộ màn hình, webcam, hoặc chỉ âm thanh
+ Tùy chọn xuất file sang nhiều định dạng khác nhau như MP4, AVI, GIF
+ Tích hợp tính năng chia sẻ nhanh lên Google Drive, YouTube
- Ưu điểm:
+ Dễ sử dụng, giao diện trực quan
+ Có nhiều tùy chọn linh hoạt cho âm thanh và hình ảnh
- Nhược điểm:
+ Có hình mờ trong video đầu ra nếu dùng bản miễn phí
+ Tính năng chỉnh sửa hạn chế

5. ProofHub

ProofHub là phần mềm quản lý dự án phù hợp cho các nhóm làm việc từ xa, hỗ trợ lập kế hoạch, tổ chức và cộng tác hiệu quả.
- Tính năng nổi bật:
+ Mẫu có thể tùy chỉnh
+ Cổng thông tin khách hàng và bảng Kanban
+ Chế độ xem Gantt để theo dõi tiến độ dự án
- Ưu điểm:
+ Cho phép di chuyển nhiệm vụ linh hoạt
+ Dễ dàng tích hợp với các công cụ khác
- Nhược điểm:
+ Chi phí khá cao nếu dùng đầy đủ chức năng
+ Giao tiếp nội nhóm có thể chưa tối ưu
Vậy nên, khi làm việc tại nhà trở thành xu hướng tất yếu trong thời đại số hóa như hiện nay thì để duy trì năng suất và tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, việc lựa chọn công cụ hỗ trợ phù hợp là điều cần thiết. Tùy vào nhu cầu và tính chất công việc, bạn có thể lựa chọn những công cụ nêu trên để trải nghiệm, dùng thử cũng như ứng dụng vào hoạt động của doanh nghiệp nhé.