Top 5 công cụ PR - Lựa chọn ốt nhất cho các nhà quản lý quan hệ công chúng năm 2024

Công nghệ tạo nên sự khác biệt, bạn đã từng nghe điều này? Có thể nó chưa hoàn toàn đúng, tuy nhiên trong nhiều ngành nghề thì việc ứng dụng công nghệ để mang lại hiệu quả trong công việc là điều không thể phủ nhận. Trong đó cả quan hệ công chúng (PR), hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về những công cụ PR phổ biến nhất hiện nay nhé.

Công cụ quan hệ công chúng là gì?

Trước sự bùng nổ của công nghệ thông tin như hiện nay, các chuyên gia quan hệ công chúng (PR) nói riêng hay truyền thông đại chúng nói chung sẽ cần sự hỗ trợ đáng kể từ các công cụ để làm việc hiệu quả hơn. Trong đó, công cụ quan hệ công chúng là một trong những phần mềm được thiết kế để giúp những người làm PR dễ dàng quản lý công việc của mình hơn. Từ việc theo dõi thông tin đến việc kết nối với các nhà báo và người có sức ảnh hưởng cũng sẽ trở nên hiệu quả và nhanh chóng hơn rất nhiều so với quy trình làm việc truyền thống.
Nếu từng cảm thấy bối rối với hàng trăm thông cáo báo chí hàng ngày hay cố gắng tìm hiểu tác động của một chiến dịch,... Thì những công cụ này sẽ giúp chúng ta đơn giản hóa mọi thứ. Chúng có thể biến những nghiệp vụ truyền thống căng thẳng thành quy trình tự động hóa để người dùng có thể kiểm soát tốt hơn, thậm chí là hiệu quả hơn trong công việc.
Hiện nay có nhiều loại công cụ PR khác nhau như:
- Giám sát phương tiện truyền thông
- Tiếp cận công chúng
- Chỉnh sửa văn bản
- Bản đồ tư duy
- Đo lường năng suất
- Quản lý dự án
Và cho dù chúng ta có mong muốn gì đi chăng nữa, sẽ luôn có ít nhất một công cụ phù hợp với nhu cầu của bản thân cũng như doanh nghiệp trong quá trình làm truyền thông và PR. 

Công cụ quan hệ công chúng để theo dõi phương tiện truyền thông

Giám sát phương tiện truyền thông là một phần không thể thiếu của PR. Công cụ này cho phép người làm PR theo dõi và quản lý danh tiếng của tổ chức trong thời gian thực. Từ những thông tin tích cực cho đến phát hiện khủng hoảng truyền thông để có thể đề xuất phương án giải quyết kịp thời, hiệu quả.
Vì vậy, công cụ giám sát phương tiện truyền thông không chỉ giúp người làm PR bảo vệ danh tiếng thương hiệu, mà còn giúp xác định các cơ hội truyền thông mới và nghiên cứu thị trường tại những thời điểm nhất định. Điểm qua một số lợi ích như:
- Bảo vệ danh tiếng thương hiệu
- Theo dõi thông tin trong ngành
- Kết nối với người có sức ảnh hưởng
- Xác định cơ hội phát hành báo chí mới
- Ngăn chặn khủng hoảng quan hệ công chúng

Top 5 công cụ PR hữu ích nhất hiện nay

1. Google Alerts

Google Alert là công cụ miễn phí có khả năng giúp người làm PR theo dõi các từ khóa liên quan đến thương hiệu của mình trên các kênh thông tin. Với tính năng phân tích mạnh mẽ cũng như giao diện thân thiện, đây sẽ là một lựa chọn tuyệt vời cho những ai mới bắt đầu làm PR với các tính năng nổi bật bao gồm:
- Theo dõi từ khóa
- Thiết lập tần suất thông báo
- Thiết lập thông báo qua email
- Thiết lập thông báo RSS 
- Theo dõi các đề cập về thương hiệu bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau

2. Brandwatch

Tiếp đến là Brandwatch, một trong những công cụ giám sát phương tiện truyền thông hàng đầu với khả năng phân tích dữ liệu lớn tích hợp nhiều tính năng dành cho người làm PR. Mặc dù là công cụ mất phí nhưng các tính năng của Brandwatch sẽ không làm bạn thất vọng. 
Ngoài các tính năng đặc trưng của một công cụ giám sát phương tiện truyền thông như giám sát từ khóa, thông báo, báo cáo hoặc phân tích tâm lý khách hàng, Brandwatch còn cung cấp: 
- Dữ liệu nhân khẩu học
- Phân tích hình ảnh
- Bảng thông tin có thể chia sẻ 
- Giao diện linh hoạt 

3. Muck Rack

Muck Rack nổi tiếng là nền tảng PR kỹ thuật số hữu ích trong việc giúp người dùng kết nối với các nhà báo và thu thập thông tin liên lạc một cách dễ dàng. Nó có một cơ sở dữ liệu lớn với nhiều thông tin liên quan đến các nhà báo, từ đó giúp bạn tìm kiếm thông tin dựa trên:
- Vị trí
- Phương tiện truyền thông
- Các chủ đề họ đã đề cập
- Từ khóa
- Nội dung tweet/chia sẻ và thông cáo báo chí của họ
Ngoài ra, Muck Rack còn hỗ trợ người làm PR theo dõi chiến dịch quan hệ công chúng của doanh nghiệp cũng như tổng hợp, phân tích và làm báo cáo.

4. Anewstip

Là một người quản lý hay nhân viên PR, bạn sẽ không thể bỏ qua Anewstip, công cụ giúp chúng ta kết nối với các nhà báo và người có sức ảnh hưởng liên quan đến thương hiệu của mình một cách nhanh chóng. Với cơ sở dữ liệu lớn thu nhập được nhờ sự phát triển của công nghệ thông tin, công cụ này sẽ giúp bạn tìm ra những người có khả năng quan tâm đến câu chuyện của mình, tiết kiệm thời gian và công sức. 
Một điểm nổi bật là nó cho phép bạn theo dõi tỷ lệ mở các bài giới thiệu của bạn qua email để đo lường mức độ hiệu quả cũng như tìm kiếm nhà báo/người có ảnh hưởng tiềm năng cho thương hiệu.

5. MixMax

MixMax là công cụ cuối cùng trong top 5 công cụ mà Topgroup mong muốn giới thiệu đến bạn trong bài viết ngày hôm nay. Đây sẽ là lựa chọn tuyệt vời cho những ai có ngân sách thấp nhưng mong muốn thì một công cụ có kha khá các tính năng hữu ích như:
- Lên lịch các chiến dịch tiếp cận
- Tự động điền thông tin liên lạc
- Tải lên danh sách liên hệ phương tiện truyền thông cho chiến dịch PR
- Theo dõi tỷ lệ mở chiến dịch, tỷ lệ thoát và tỷ lệ đăng xuất
- Tạo mẫu tiếp cận cho email của bạn

Có thể thấy, trong môi trường cạnh tranh như hiện nay, việc lựa chọn công cụ PR phù hợp đễ hộ trợ quy trình làm việc cũng như tối ưu hiệu quả là rất quan trọng. Hãy xem xét và trải nghiệm thử các công cụ này để có sự lựa chọn phù hợp nhất.