5 lợi ích nổi bật khi tích hợp các công cụ AI vào quy trình quản lý nhân sự tại doanh nghiệp

Hiện nay, công cụ AI trong quản lý nhân sự không chỉ giúp tự động hóa các quy trình phức tạp mà còn mang lại các giá trị vượt trội trong việc nâng cao hiệu quả làm việc, cải thiện trải nghiệm nhân viên và tối ưu hóa hiệu suất cho doanh nghiệp. Vì vậy, tích hợp các công cụ AI vào quy trình quản lý nhân sự sẽ cũng được xem là một lợi thế cho các công ty để có thể kiểm soát được nguồn lực, thu hút nhân tài, phân tích dữ liệu và đưa ra các quyết định chính xác dựa trên thông tin,... Hôm nay cùng Topgroup tìm hiểu về chủ đề thú vị này nhé.

Công cụ AI trong quản lý nhân sự là gì?

Công cụ AI trong quản lý nhân sự (HR) là những ứng dụng tích hợp trí tuệ nhân tạo, công nghệ máy học vào các tính năng của phần mềm để đơn giản hóa và tối ưu hóa các tác vụ nhân sự. Các công cụ này có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ như tự động hóa quy trình chọn lọc ứng viên cho tuyển dụng, quản lý hiệu suất, đào tạo nhân sự và thu thập dữ liệu để hỗ trợ đưa ra quyết định từ cơ bản đến nâng cao trong quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
Ví dụ, hệ thống quản lý học tập (LMS) cũng là một công cụ AI phổ biến trong HR, giúp hợp lý hóa quy trình tuân thủ từ khâu tạo nội dung đào tạo đến giám sát và quản lý hiệu suất. LMS còn cho phép tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức và nguồn lực trong công tác đào tạo nhân sự.

05 lợi ích của việc sử dụng công cụ AI trong quản lý nhân sự

Tối ưu hóa tác vụ

Với sự hỗ trợ của AI, các công việc của nhân sự phức tạp như tuyển dụng, quản lý hiệu suất và các quy trình hành chính đều có thể được tự động hóa. Nhờ vào các công cụ AI, phòng hành chính nhân sự có thể xây dựng những quy trình làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn, giảm tải khối lượng công việc thủ công cho đội ngũ HR. Nhờ đó, nhân sự cũng có thêm thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược hơn.

Truy cập dữ liệu nhanh chóng

Một trong những lợi ích lớn nhất của AI trong HR là khả năng số hóa dữ liệu và quy trình làm việc. Nhờ vậy nhân sự có thể truy cập thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều. Các công cụ AI cũng giúp tổ chức, sắp xếp dữ liệu một cách logic hơn so với lưu trữ tài liệu giấy như truyền thống. Từ đó chúng ta có thể dễ dàng truy xuất và cập nhật khi cần. Các quyết định về nhân sự cũng có thể được đưa ra dựa trên dữ liệu thực tế, mang lại hiệu quả cao hơn.

Giảm thiểu giấy tờ

Hành chính nhân sự là một trong những bộ phận phải làm việc với nhiều giấy tờ từ hợp đồng đếm hồ sơ nhân viên,... Điều này cũng khá cồng kềnh khi lưu giữ hồ sơ và truy xuất nếu cần. Nhưng khi áp dụng công cụ AI, việc xử lý các giấy tờ truyền thống trong quản lý nhân sự gần như không còn cần thiết. 
AI có thể tự động hóa việc tạo và cung cấp các tài liệu quan trọng như biểu mẫu hay hợp đồng online, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi sai do nhập liệu thủ công. Đặc biệt, việc lưu trữ tài liệu điện tử cũng giúp bảo mật dữ liệu, dễ dàng truy cập, dễ sao kê và tránh những mất mát không đáng có.

Theo dõi và đánh giá hiệu suất

Quản lý hiệu suất là một khía cạnh quan trọng trong HR và AI có thể làm cho việc này trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Các công cụ có tích hợp trí tuệ nhân tạo có khả năng phân tích nhu cầu phát triển của từng nhân viên, cung cấp các đề xuất đào tạo phù hợp và theo dõi hiệu suất một cách chi tiết. Thông qua các báo cáo và phân tích thông minh, nhà quản lý cũng có thể dễ dàng theo dõi và cải thiện hiệu suất công việc.

Thu thập dữ liệu và phân tích thông tin chuyên sâu

Hầu hết các công cụ AI HR hiện nay đều đi kèm với các tính năng báo cáo và phân tích, giúp các nhà quản lý nhân sự thu thập và phân tích dữ liệu nhân viên một cách dễ dàng. Thông tin chuyên sâu này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu, mong muốn của nhân viên và nắm bắt được tình hình nhân sự. Từ đó đưa ra các quyết định chiến lược phát triển nhân sự bền vững, thu hút nhân tài gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Các công cụ AI dành cho HR phổ biến hiện nay

1. SC Training

SC Training là một trong những hệ thống quản lý học tập và đào tạo hàng đầu đang được các doanh nghiệp tin dùng. Đặc biệt có sự hỗ trợ công nghệ AI tiên tiến giúp cải thiện hiệu suất và tuân thủ trong quản lý nhân sự. Công cụ này cho phép tạo các khóa học đào tạo và hướng dẫn dễ dàng với tính năng “Create with AI”. Tất cả dữ liệu đào tạo đều được lưu trữ và theo dõi thông qua bảng thông tin báo cáo, giúp nhân sự theo dõi tiến độ học tập và hiệu suất của từng nhân viên để có những đánh giá kịp thời

Tính năng nổi bật:
- Công cụ tạo khóa học thông minh
- Tạo nội dung bằng AI
- Cảnh báo và báo cáo tuân thủ

2. Kajabi

Tiếp đến là Kajabi, công cụ hỗ trợ xây dựng nội dung đào tạo và quảng bá qua AI Creator Hub, được hỗ trợ bởi mô hình GPT-3 của OpenAI. Các doanh nghiệp có thể sử dụng để xây dựng nội dung đào tạo, cung cấp các bản sao trang đích, email và nội dung truyền thông xã hội cho HR.

Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ viết nội dung AI
- Tạo bản sao cho truyền thông nội bộ

3. Humanforce

Humanforce cũng là một nền tảng AI giúp quản lý và giữ chân nhân tài, với các công cụ tự động hóa quy trình làm việc và đánh giá hiệu suất. Nền tảng này cũng hỗ trợ tuân thủ quy trình, bao gồm lập kế hoạch và phân tích hiệu quả công việc của nhân viên, giúp cải thiện văn hóa công ty và duy trì sự gắn kết.

Tính năng nổi bật:
- Tự động hóa quy trình nhân sự
- Phân tích và lập kế hoạch

4. Degreed

Degreed cung cấp các đề xuất đào tạo và học tập dựa trên các dữ liệu mà AI cung cấp, hỗ trợ phát triển kỹ năng cho nhân viên tương ứng với từng vị trí để gia tăng hiệu suất trong công việc. Công cụ này cũng giúp cá nhân hóa lộ trình học tập dựa trên hồ sơ và năng lực của nhân viên, từ đó giúp nhân viên nâng cao kỹ năng phù hợp với yêu cầu công việc.
Tính năng nổi bật:
- Đề xuất nội dung học tập thông minh
- Hỗ trợ lộ trình học tập cá nhân hóa